Artikel 12.

1. Het bestuur vergadert zo dikwijls als de voorzitter dit bepaalt en op initiatief of verzoek van twee of meer van haar leden.

2. Voor de geldigheid van haar besluiten moeten deze besluiten genomen zijn bij meerderheid van stemmen. Als de stemmen staken, heeft de voorzitter een beslissende stem.

3. De bestuursvergaderingen worden gehouden ter plaatse als door het bestuur zal worden bepaald. De oproeping tot een vergadering geschiedt ten minste zeven dagen tevoren, de dag der oproeping en die der vergadering niet meegerekend, door middel van een oproepingsbrief, tenzij alle bestuursleden ermee instemmen dat dit op kortere termijn geschiedt. De oproepingsbrief mag ook per elektronisch communicatiemiddel verstuurd worden. De oproepingsbrief vermeldt, behalve plaats en tijdstip van de vergadering, eveneens de te behandelen onderwerpen. Bestuursvergaderingen vinden in beginsel digitaal plaats.

4. Van het verhandelde in de vergaderingen worden notulen gehouden door een notulist, die geen lid van het bestuur hoeft te zijn. De notulen worden vastgesteld.

5. Het bestuur kan ook buiten vergadering besluiten nemen, mits het bestuur uit ten minste drie leden bestaat en mits alle bestuursleden in de gelegenheid zijn gesteld schriftelijk, al dan niet digitaal of per enig ander telecommunicatiemiddel, hun mening te uiten. Van een aldus genomen besluit wordt onder bijvoeging van de ingekomen antwoorden door de bestuursleden een relaas opgesteld, dat na goedkeuring door hen bij de notulen wordt gevoegd.’

6. Alle stemmingen ter vergadering geschieden mondeling tenzij één bestuurslid vóór de stemming een schriftelijke stemming verlangt. Schriftelijke stemming geschiedt bij ongetekende gesloten briefjes. Blanco stemmen worden beschouwd als niet uitgebracht.

7. Een tijdens de vergadering afwezig bestuurslid kan zijn stem via volmacht overdragen aan een aanwezig bestuurslid die dit kan bewijzen door middel van een door het afwezige bestuurslid ondertekende verklaring. Een bestuurslid kan stemmen met een volmacht van slechts één afwezig bestuurslid. De volmacht kan via e-mail dan wel enige andere vorm van schriftelijk reproduceerbare digitale communicatie worden gegeven.

Artikel 13

1. De vereniging kent ook zogenaamde landencoördinatoren die door het bestuur worden benoemd voor die landen waar de belangen van de vereniging dat vereisen. Hun taak bestaat uit het verifiëren en toetsen van het algemene beleid van de vereniging of het bestuur aan de gevolgen daarvan voor de lokale leden van de vereniging ten gevolge van nationale wet- en regelgeving. Daarnaast dienen zij informatie aan te dragen aan het bestuur over ontwikkelingen in hun respectievelijke landen die betrekking hebben op de doelstellingen van de vereniging. Ten slotte behandelen zij vragen en verzoeken van de leden in hun land.

2. Een landencoördinator kan uit zijn functies ontheven worden door middel van vrijwillig ontslag dat schriftelijk of digitaal medegedeeld moet worden aan het bestuur of wegens niet nakoming van de onder 1. genoemde verplichtingen.